Conceptos básicos.
Como ya hemos dicho, para trabajar con bases de datos necesitamos utilizar un programa especial que nos sirva de soporte, para realizar nuestra primera base de datos utilizaremos MicroSoft Access. Tambien hemos dicho que la información se almacena en tablas, y que dicha información esta dividida en campos y registros.
Definicion de tablas.
Vamos a hacer como ejemplo una base de datos para llevar la gestón de una pequeña empresa, por lo que vamos a empezar por definir una tabla que contenga la informacón de nuestros clientes.
En la ventana que nos muestra Access, a la izquierda, tenemos una serie de opciones:
-
Tablas
-
Consultas
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Formularios
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Informes
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...
Nos posicionaremos en la opción de Tablas haciendo click sobre el icono, y a continuación pulsaremos el botón Nuevo situado el la parte superior izquierda de la pantalla. Aparecera una ventana con una serie de opciones, seleccionamos Vista Diseño y pulsamos aceptar. Tambien podemos seleccionar la opción de crear una tabla en vista diseño de las opciones que nos muestra la parte derecha de la pantalla.
Aparecera ahora la pantalla de diseño de tablas. En la parte superior definiremos los campos de la tabla(columnas) y el tipo de datos que pueden contener. En la parte inferior podemos modificar las propiedades del campo, como su tamaño y si es o no un datos obligatorio.
Definimos la tabla de clientes con la siguiente estructura.
| Codigo |
autonumérico |
Código para identificar al cliente. |
| Nombre |
texto(255) |
El nombre de nuestro cliente. |
| Apellidos |
texto(255) |
Apellidos del cliente. |
| NIF |
texto(255) |
NIF del cliente. |
| Direccion |
texto(255) |
La dirección del cliente. |
| Telefono |
texto(9) |
El teléfono del cliente. |
Para especificar el tamaño del campo hay que modificar el valor de la propiedad tamaño del campo en la pestaña General. Si queremos tambíen podemos dar una descripción al campo, esta descripción será meramente informativa.
Cerramos la ventana y se nos pregunta si queremos guardar la tabla, contestamos afirmativamente y le damos el nombre de Clientes. Entonces Micorsoft Access nos hace una pregunta "rara", dice que no hay ninguna clave principal definida,y nos pregunta si queremos que MicroSoft Access defina una clave principal por nosotros. Responderemos que si. MicorSoft Access creará una clave principal en el campo codigo. Si volvemos a abrir la tabla en modo diseño (seleccionamos la tabla y pulsamos sobre el botón diseño) observaremos que el campo codigo tiene una pequeña llave a su izquierda. Esa llave significa que el campo es una clave principal
Pero, ¿que es eso de una clave principal?
Claves Principales.
Una clave principal es un campo (o conjunto de campos) que identifica inequivocamente un registro. Es decir, es un campo que no admite valores duplicados en los registros. Una clave principal impide en nuestra tabla de clientes que tengamos dos clientes con el mismo código.
Una clave pricipal contiene la información que necesita el gestor de bases de datos para modificar el registro, y permite además implementar la integridad referencial(ya veremos más adelante que es eso).
Una tabla únicamente puede tener una clave principal, aunque está puede estar compuesta por más de un campo. Para crear una clave principal por mas de un campo, en la vista de diseño de la tabla, seleccionamos los campos y pulsamos sobre el botón que tiene una llave amarilla.
Las claves principales nos van a permitir:
Claves externas e integridad referencial.
Una clave externa es un campo (o conjunto de campos), cuyos posibles valores están limitados a los que se hayan definido en otra tabla como clave principal.
Por ejemplo, en nuestra tabla de clientes hemos definido el campo codigo como clave principal, si creamos una tabla de facturas con la siguiente estructura.
| Codigo |
texto(10) |
Código para identificar la factura. |
| Fecha |
fecha |
Fecha de emisión de la factura |
| Co_cliente |
numerico |
Cliente al que pertenece la factura. |
| Importe |
numerico(14,4) |
Importe de la factura |
Y hacemos que el campo co_cliente sea una clave externa de la tabla clientes, el campo sólo admitirá los valores que existan previamente en la tabla clientes. Esto nos garantiza que no tendremos facturas de clientes que no existen. Además si intentamos borrar un cliente que tiene alguna factura se producirá un error indicandonos que el cliente tiene facturas. A este forma de actuar se le conoce como integridad referencial.
Para saber como modificar la estructura de una tabla para crear claves externas a través de SQL pulse AQUÍ